Del tiempo que estás en tu trabajo ¿Cuánto tiempo estas trabajando? Y de este ¿Qué tiempo estas trabajando en aquello que hace que la empresa tenga éxito? Tras responder estas preguntas ¿Qué porcentaje de tu tiempo es productivo?
Una pregunta
más ¿Cuántas veces has acabado tu jornada laboral y tienes la sensación
de que no has hecho nada?
Si tienes esa
sensación, en la mayoría de los casos el problema es debido el tiempo
dedicado en temas que no son importantes y en los que los son cuando estabas
concentrado no has rendido durante el tiempo destinado a trabajar debido a
los ladrones de tiempo, es decir, interrupciones (gente,
emails, llamadas, etc.), reuniones absurdas, falta de especificación del
trabajo, etc.
El tiempo es irrecuperable e irremplazable y gestionar el tiempo es
gestionar la vida. Y esto es
clave, ya que los ladrones del
tiempo contribuyen significativamente a que no cumplamos con nuestros objetivos
profesionales, personales, familiares y sociales, es más, ceder a ellos significa postergar o no
alcanzar nuestros deseos y aspiraciones, además de quitar tiempo de calidad a
nuestras familias, amigos y a nosotros mismos.
Por lo tanto debido
a la importancia de este tema a continuación propongo una serie de consejos
para enfrentarnos a los ladrones de tiempo:
Aprender a decir
no. Muchas personas no
saben decir no y terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por
que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunión, conversar o tratar temas
que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es importante aprender a decir
no, pero de forma amable, sin herir susceptibilidades, por ejemplo: te
agradezco mucho la invitación pero no puedo ir, o en este momento justamente no
te puedo atender.
Comunicar
eficazmente. Si no
transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el
trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de
tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha
comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar
con atención y preguntar si algo no nos queda claro.
Aprender a
delegar. Muchas personas
piensan que son las únicas que pueden realizar todos los trabajos bien,
subestimando a los demás y cargándose todo el trabajo, no pudiendo cumplir con
los mismos por falta de tiempo. Es necesario aprender a delegar, es decir a
preparar a las personas en conocimientos y técnicas para que puedan realizar
los trabajos.
Evitar
distracciones. Ceder a
estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas
veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Es
necesario aprender a establecer horarios en los cuales puedes recibir visitas,
ser interrumpido. Si te interrumpen en pleno proceso indica de forma asertiva y
amable que en ese momento no le puedes atender y si aplica emplázale a
solucionar el tema en otro momento o en el horario que hayas destinado a tal
efecto.
Realizar un buen
uso del correo electrónico. En la actualidad, el correo se ha convertido en fuente de interrupciones
y en ocasiones de estrés y ansiedad. Si tu trabajo de verdad no precisa de
estar online con el correo constantemente, no tengas miedo a no contestar en el
momento, el correo no es una herramienta de mensajería instantánea. Planifica
momentos para revisarlos. Por ejemplo, por uno por la mañana y otro por la
tarde. Revisar y responder correos electrónicos quita mucho tiempo, es
necesario filtrar los correos. Revisa y atiende aquellos que son del trabajo,
dejando aquellos que no lo son si lo consideras para un tiempo fuera del
horario de trabajo.
Usar
correctamente el teléfono.
¿Cuántas conversaciones realizas que son largas, intrascendentes, vagas y sin
un sentido claro? Muchas veces contestamos instintivamente a cualquier llamada,
incluso en plena conversación con otra persona Recibe y haz llamadas que sean
sólo de trabajo o estrictamente de máxima importancia personal, difiriendo
aquellas que no lo son para responder solo aquellas que tengan sentido en un
horario fuera del trabajo. Si es necesario apágalo, utiliza las notificaciones
de llamadas para identificar y responder a aquellas que tengan sentido.
Aprender a
utilizar correctamente Internet. ¿Utilizas aplicaciones, entras en redes sociales, chateas o ves video
o blogs de manera automática y sin pensarlo?. Ten cuidado con la navegación
inconsciente. Pregúntate, para qué te sirven y elimina o dejar de visitar
aquello que no te aporte significativamente.
Ser ordenado. Si destinamos unos pocos minutos cada día
a archivar nos evitaremos perder horas buscando un archivo en el ordenador o un
papel por la mesa. Cuesta, pero vale la pena
Ser puntual y
exigir puntualidad. Si no
eres puntual, tus compañeros de trabajo harán lo mismo contigo y te robarán
tiempo. Sé puntual, exígelo y los demás respetarán tu tiempo.
Gestionar bien
las reuniones. Aprende a
filtrar reuniones. Si puedes tomar una decisión hazlo y no convoques a una
reunión innecesaria. Acude a una reunión si es verdaderamente necesario y si la
convocas solo hazlo con las personas estrictamente necesarias. Cuando realices
una reunión o participes en una de ellas exige tener una agenda de temas a
tratar con un tiempo estimado para cada tema y para toda la reunión, con hora
de inicio y de término para evitar divagaciones que alarguen la reunión. Si algunos
de los temas no te incumben pide permiso para salir de la reunión cuando se
llegue a ellos.
Gestionar
sentimientos inútiles.
Aprende a gestionar emocionalmente las preocupaciones, sentimientos
de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. que te quitan tiempo y no te generan
valor
Aprender a
utilizar los tiempos muertos para volverlos productivos. Por ejemplo un viaje de trabajo, puedes
llevar alguna lectura, audiolibro, etc. para aprovechar el trayecto.
Gestionar
conflictos. Se pierde mucho
tiempo en conflictos innecesarios, dedicando gran parte del tiempo a defenderse
o cubrirse por una posible culpabilización. Aunque es un tema de actitud
personal y de la cultura de la empresa, cambia el enfoque, no
personalices las discrepancias con tus compañeros, soluciona los
problemas buscando relaciones de ganar .
Evitar caer en
el perfeccionismo. Muchas
personas por querer realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo,
difiriéndolo permanentemente.
Realizamos muchos
gestos instintivamente que debemos de eliminar y que nos restan tiempo de
trabajo. El proceso de cambio debe de ser paulatino, pero la tarea más difícil
es conocernos y concienciarnos. Muchas veces los factores que contribuyen a los
ladrones de tiempo están arraigados en la cultura de la organización y solemos
justificarnos en ello para no cambiar, pero debemos recordar el coste tan
grande que ello supone, por lo que te propongo que aunque suponga esfuerzo, te
centres en los indudables beneficios que obtendrás y adoptes una actitud
proactiva (como dijo Gandhi, se tú el cambio que quieres para
los demás), busques aliados (muchos de tus compañeros compartirán tus ideas ya
que quieren alcanzar sus objetivos y tener una vida más provechosa) y
conciencies a tu entorno para poder cumplir con los objetivos planteados.
Lo que resulta
verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante y tu vida y tu tiempo lo
son.
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